PO IV KRAJOWYM KONGRESIE SEKRETARZY W WARSZAWIE

W dniach 19-20 września 2019 r. w Hotelu Novotel w Warszawie odbył IV Krajowy Kongres Sekretarzy organizowany przez Fundację Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego oraz Krajową Radę Forów Sekretarzy JST. Tegoroczna edycja kongresu była wyjątkowa, ponieważ zbiegła się w czasie z jubileuszem 30-lecia działalności FRDL.

Kongres Sekretarzy to przede wszystkim wymiana doświadczeń i poglądów oraz debata w gronie eksperckim wokół najbardziej aktualnych zagadnień istotnych dla sprawnego funkcjonowania i zarządzania JST z punktu widzenia roli i zadań sekretarza. Kongres zgromadził ponad 300 uczestników – sekretarzy jednostek samorządu terytorialnego z całego kraju, ekspertów, przedstawicieli administracji rządowej, a także partnerów merytorycznych, medialnych i biznesowych.

Podczas tegorocznej edycji w gronie prelegentów znalazł się między innymi absolwent Harvardu, dyrektor wykonawczy prestiżowego International City Management Association (ICMA) – Peter Agh, który  zachęcił sekretarzy do nawiązania współpracy i dzielenia się swoimi doświadczeniami w społeczności budowanej przez stowarzyszenie ICMA.

W czasie licznych wystąpień i paneli dyskusyjnych wielokrotnie podkreślano złożoność problemów, z jakimi stykają się sekretarze w swojej codziennej pracy. Dr hab. Jarosław Czerw zasugerował, że powinien zostać stworzony podstawowy pakiet zadań sekretarza regulowany przez ustawę. „Sekretarz musi wyjść z poziomu kadrowego na city managera. Należy odejść od administrowania kadrami do zarządzania zasobami ludzkimi. Odejść od hierarchicznej struktury na rzecz zarządzania projektowego” – zaznaczyła dr Ewa Weber, prezes Śląskiej Sieci Metropolitalnej Sp. z o. o.

„Urząd się zmienia: zaczyna być kojarzony ze stroną internetową, z aplikacją, a coraz mniej z samym budynkiem” podkreślił wiceprezes FRDL Marcin Smala, dlatego niezwykle ważne jest odpowiednie zarządzanie i ochrona przechowywanych przez te instytucje danych. Marek Bieńkowski –  dyrektor Departamentu Porządku i Bezpieczeństwa Wewnętrznego w Najwyższej Izbie Kontroli, zaznaczył, że wejście przepisów dotyczących cyberbezpieczeństwa to dopiero początek procesu jakim jest ochrona danych osobowych. „W kontroli NIK przeprowadzonej w pięciu województwach po wejściu RODO w 85% skontrolowanych JST wystąpiły nieprawidłowości w zakresie bezpieczeństwa, a w 61% zanotowano brak systemowego podejścia do zapewnienia bezpieczeństwa danych. „W 25% urzędów nie zaktualizowano przepisów wewnętrznych zgodnie z RODO” – podkreślił Marek Bieńkowski. Robert Kośla, dyrektor Departamentu Cyberbezpieczeństwa w Ministerstwie Cyfryzacji zwrócił uwagę sekretarzy na cykl szkoleniowy uruchamiany jeszcze w tym roku przez Ministerstwo Cyfryzacji skierowany do pracowników administracji samorządowej. Piotr Gajewski, dyrektor Departamentu Systemu Rejestrów Państwowych informował o postępującej integracji rejestrów i zachęcał do kontaktu z Ministerstwem w sprawie projektowanych e-usług. IV Krajowy Kongres Sekretarzy był wyjątkowym wydarzeniem nie tylko z uwagi na tematykę wystąpień i paneli, ale również ze względu na obchodzony przez Fundację Rozwoju Demokracji Lokalnej jubileusz 30-lecia działalności. W uroczystych obchodach uczestniczyli przyjaciele i partnerzy Fundacji, prezydenci miast, burmistrzowie, wójtowie, pracownicy JST i przedstawiciele organizacji pozarządowych. Wśród zaproszonych gości byli między innymi: Prezydent m.st. Warszawy Rafał Trzaskowski, Prezydent Wrocławia Jacek Sutryk, Prezes Towarzystwa Urbanistów Polskich Tomasz Majda, Marszałek Województwa Lubuskiego Elżbieta Polak, Dyrektor Biura Związku Miast Polskich Andrzej Porawski i wielu innych. „Fundację tworzą właściwi ludzie” – podsumował Przewodniczący Krajowej Rady Forum Sekretarzy Grzegorz Frugalski.


PO III KRAJOWYM KONGRESIE SEKRETARZY W GDYNI

14-15 maja w Gdyni  odbyło się  doroczne spotkaniu Sekretarzy Jednostek Samorządu Terytorialnego z całej Polski. To było dobre  i efektywne  spotkanie, pełne zaangażowania w aktualne i ważne zagadnienia dla administracji samorządowej.

W tegorocznej edycji Kongresu udział wzięło blisko 250 uczestników – sekretarzy jednostek samorządu terytorialnego z całego kraju, ekspertów, partnerów merytorycznych, medialnych i biznesowych. Gośćmi honorowymi byli m.in: Prezydent Miasta Gdyni –Wojciech Szczurek, poseł na Sejm RP, Przewodniczący Sejmowej Komisji Samorządu Terytorialnego Polityki Regionalnej – Andrzej Maciejewski, Marszałek Województwa Pomorskiego – Mieczysław Struk, Poseł na Sejm RP – Marcin Horała, Dyrektor Centrum Ekspertyz dla Reform Samorządu Terytorialnego  Rady Europy -Alina Tatarenko, Dyrektor Biura Związku Miast Polskich -Andrzej Porawski.

Rozmawialiśmy o jakości zarządzania w samorządzie terytorialnym, wyzwaniach związanych z ochroną danych osobowych i dostępem do informacji publicznej w kontekście polskich przepisów ustawy wdrażającej RODO. Prowadziliśmy żywe dyskusje i debaty na temat istotnych zagadnień dla administracji samorządowej m.in.: systemów oceniania i motywowania pracowników, cyfryzacji w działalności urzędów, nowej ordynacji wyborczej w samorządach,  dobrych praktykach wdrażania budżetów partycypacyjnych i centralnej platformie obsługi przetargów.

Uczestnicy mogli się zapoznać się z propozycjami ciekawych narzędzi doskonalących jakość zarządzania w administracji lokalnej. Ogłosiliśmy  pierwszą polską edycję Europejskiego Znaku Jakości Zarządzania w Samorządzie Terytorialnym ustanowionego przez Radę Europy.

Sekretarze podkreślali, że Kongres  służy budowaniu wzajemnego wsparcia merytorycznego, poznaniu najciekawszych i najbardziej efektywnych rozwiązań, które przyczyniają się do podwyższania standardów wykonywania zadań publicznych realizowanych przez samorząd. Wyrazili wolę uczestnictwa w kolejnych edycjach Kongresu o zasięgu ogólnopolskim.


PO II KRAJOWY KONGRES SEKRETARZY W KRAKOWIE

Sekretarze samorządów terytorialnych z całej Polski spotkali się 29 i 30 maja w Krakowie. Organizatorem II Krajowego Kongresu Sekretarzy była Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej wraz z regionalnymi Forami Sekretarzy samorządów terytorialnych z całej Polski. Gospodarzem tegorocznego Kongresu było Forum Sekretarzy Samorządów Polski Południowej, które w 2017 roku świętuje jubileusz 25-lecia swojej działalności.

Celem tego dorocznego spotkania była integracja środowiska sekretarzy i wymiana doświadczeń wynikających z różnych modeli i stosowanych praktyk zarządzania w samorządach terytorialnych. Kongres, podobnie jak w roku ubiegłym, zorganizowany został we współpracy z Centrum Ekspertyz dla Reform Samorządu Terytorialnego przy Radzie Europy. Wydarzenie zostało objęte patronatami honorowymi Sejmowej Komisji Samorządu Terytorialnego i Polityki Regionalnej, Ministerstwa Cyfryzacji, Marszałka Województwa Małopolskiego oraz Prezydenta Miasta Krakowa.

W tegorocznej edycji Kongresu udział wzięło ponad 300 uczestników – sekretarzy jednostek samorządu terytorialnego z całego kraju, ekspertów krajowych, a także gości zagranicznych. Wśród uczestników Kongresu znaleźli się m.in. przedstawiciele ukraińskich jednostek terytorialnych z obwodów donieckiego i ługańskiego – wójtowie, burmistrzowie i sekretarze.

Głównym wątkiem tematycznym tegorocznego Kongresu była problematyka efektywności działań administracji samorządowej. W trakcie wydarzenia dr Cezary Trutkowski, Prezes Zarządu FRDL przedstawił wnioski z raportu „Realizacja usług publicznych w jednostkach samorządu terytorialnego – ograniczenia, możliwości, rekomendacje”. Raport jest eksperckim opracowaniem przygotowanym dla Ministerstwa Rozwoju przez Fundację Rozwoju Demokracji Lokalnej w partnerstwie ze Związkiem Miast Polskich, Związkiem Gmin Wiejskich RP oraz Związkiem Powiatów Polskich.

Szczególnie ważnym tematem pierwszego dnia Kongresu było zagadnienie wykorzystywania przez administrację publiczną technologii  informatycznych  i  komunikacyjnych. Prezentację nt. strategii Ministra Cyfryzacji w obszarze informatyzacji usług publicznych i cyberbezpieczeństwa przedstawił Andrzej Szyszko, Koordynator Wydziału Strategii i Współpracy Międzynarodowej z Departamentu Cyberbezpieczeństwa Ministerstwa Cyfryzacji. Zaprezentowane zostały także dobre praktyki wykorzystania nowoczesnych technologii, jak i modelowe rozwiązania służące zapewnieniu bezpieczeństwa w tym obszarze. Jednym z nich był System Stradom – narzędzie wspomagania zarządzania miastem, zaprezentowane przez dra Krzysztofa Pakońskiego z Urzędu Miasta Krakowa. Innym przykładem był Program Budowy Społeczeństwa Informacyjnego Miasta Zabrze 2020+, przedstawiony podczas Kongresu przez dr Ewę Weber, Sekretarza Miasta Zabrze.

„Profesjonalny i nowoczesny urząd gwarancją rozwoju regionu” było hasłem drugiego dnia Kongresu. Prezentację nt. Europejskiej Odznaki Doskonałości w Zarządzaniu Lokalnym przedstawiła Alina Tatarenko, Dyrektor Centrum Ekspertyz dla Reform Samorządu Terytorialnego z Rady Europy. Uczestnicy wzięli także udział w wybranych przez siebie sesjach panelowych i warsztatach nt. zarządzania zasobami ludzkimi, protokołu dyplomatycznego oraz zagadnienia partycypacji społecznej w administracji publicznej.

Sekretarze podkreślali, że to doroczne spotkanie służy budowaniu wzajemnego wsparcia merytorycznego, poznaniu najciekawszych i najbardziej efektywnych rozwiązań, które przyczyniają się do podwyższania standardów wykonywania zadań publicznych realizowanych przez samorząd. Dlatego też wyrazili wolę uczestnictwa w kolejnych edycjach Kongresu o zasięgu ogólnopolskim.


PO I KRAJOWYM KONGRESIE SEKRETARZY

I Krajowy Kongres Forów Sekretarzy, który miał miejsce w Warszawie w dniach 2-3 czerwca 2016 r. zgromadził gości z całej Polski oraz 11 innych krajów. Wydarzenie zorganizowane zostało przez Fundację Rozwoju Demokracji Lokalnej i fora sekretarzy samorządów terytorialnych z całej Polski. Partnerem wydarzenia było Centrum Ekspertyz dla Reform Samorządu Terytorialnego działające przy Radzie Europy.

Kongres zgromadził ponad 300 uczestników – sekretarzy jednostek samorządu terytorialnego z całej Polski, ekspertów krajowych, a także gości zagranicznych z 11 krajów, m.in.  z Albanii, Białorusi, Cypru, Francji, Grecji oraz Ukrainy. Honorowy patronat nad wydarzeniem objęli: Przewodniczący Sejmowej Komisji Samorządu Terytorialnego i Polityki Regionalnej – Poseł na Sejm RP Andrzej Maciejewski oraz Marszałek Województwa Mazowieckiego – Adam Struzik.

Motywem przewodnim pierwszego dnia Kongresu był temat: Europejskie doświadczenia związane z kształtowaniem pozycji sekretarza, ustawodawstwo a rzeczywistość. Wystąpienia i prelekcje wygłosili wybitni eksperci instytucji europejskich m.in. Alfonso Zardi – Dyrektor Departamentu Instytucji Demokratycznych i Zarządzania w Radzie Europy, Andreas Kiefer – Sekretarz Generalny Kongresu Władz Lokalnych i Regionalnych w Radzie Europy, Ronny Frederickx – Prezes Europejskiej Federacji Dyrektorów Naczelnych Samorządów (UDiTE).

W trakcie swoich wystąpień, eksperci podkreślali jak ważna w rozwoju demokracji jest rola nowoczesnego i dobrze funkcjonującego samorządu terytorialnego. Polska wielokrotnie wskazywana była jako najlepszy przykład w zakresie usprawniania samorządu terytorialnego spośród krajów Europy Środkowo-Wschodniej.

Dr Cezary Trutkowski, Wiceprezes FRDL, zaprezentował  także wyniki badań ogólnopolskich (pierwszych na taką skalę) zrealizowanych przez FRDL we współpracy z Radą Europy, dotyczących czynników ograniczających skuteczność funkcjonowania urzędów samorządowych. W badaniach wzięło udział 68% gmin.

Drugi dzień Kongresu realizowany był w formie paneli dyskusyjnych poświęconych innowacyjnym spojrzeniom na zarządzanie administracją samorządową. Dyskusje panelowe przygotowały fora sekretarzy z całego kraju.

Chociaż dyskusje i opinie w trakcie Kongresu na temat roli sekretarza w urzędach samorządowych nie były jednoznaczne, to jednak zgodnie podkreślano, że pozycja ta wymaga większej samodzielności. Ponadto uczestnicy Kongresu argumentowali,

że kompetencje sekretarzy powinny zostać rozszerzone oraz wyrazili nadzieję, że działania podejmowane przez administrację centralną będą szły w tym kierunku. Deklarację współpracy z sekretarzami i włączenie tej grupy pracowników samorządowych do prac legislacyjno-doradczych złożył obecny na Kongresie Przewodniczący Sejmowej Komisji Samorządu Terytorialnego i Polityki Regionalnej – Poseł na Sejm RP Andrzej Maciejewski. Uczestnicy Kongresu postulowali także dalszą refleksję nad rolą sekretarza w samorządzie terytorialnym. Stad też wyrazili wolę uczestnictwa w kolejnych edycjach Kongresu o zasięgu ogólnopolskim i konieczność integracji swojego środowiska.

I Krajowy Kongres Forów Sekretarzy był kontynuacją i jednocześnie rozwinięciem rozpoczętej w 2015 roku współpracy sekretarzy jednostek samorządu terytorialnego z województw: lubelskiego, małopolskiego, podkarpackiego, śląskiego i świętokrzyskiego, której rezultatem był Kongres Sekretarzy Polski Południowo-Wschodniej w Rzeszowie we wrześniu 2015 r. Spotkał się on z wielkim zainteresowaniem przedstawicieli środowiska sekretarzy, pokazując tym samym potrzebę organizacji takiego wydarzenia o zasięgu krajowym.


KONGRES SEKRETARZY POLSKI POŁUDNIOWO-WSCHODNIEJ

W dniach 23-24 września 2015 r. Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej zorganizowała w Rzeszowie Kongres Sekretarzy Polski Południowo-Wschodniej poświęcony nowoczesnej administracji samorządowej oraz wyzwaniom stojącym przed jednostkami samorządu terytorialnego po 25-ciu latach funkcjonowania.

Organizacja Kongresu była odpowiedzią na inicjatywę Podkarpackiego Forum Sekretarzy, działającego przy Podkarpackim Ośrodku Samorządu Terytorialnego. Członkowie Forum wyrazili potrzebę wymiany doświadczeń i opinii na temat spraw i problemów ważnych dla ich środowiska w szerszym gronie niż tylko regionalnym. Zainspirowali Fundację do organizacji I Kongresu Sekretarzy Polski Południowo-Wschodniej, który skupił ponad 250 Sekretarzy z województw: podkarpackiego, świętokrzyskiego, lubelskiego, małopolskiego

i śląskiego. Temat przewodni wydarzenia „25-lecie samorządu a nowoczesna administracja samorządowa” i jego założenia zostały wypracowane wspólnie przez Komitet Organizacyjny, powołany przez sekretarzy dla przygotowania tego wydarzenia. Kongres miał za zadanie zainicjowanie dyskusji na temat nowoczesnego zarządzania w jednostkach samorządowych na poziomie ponadregionalnym, w celu wypracowania nowych standardów pracy. Inicjatywa ta miała jednocześnie umożliwić debatę z przedstawicielami władz centralnych, podczas której przedstawiono oczekiwania sekretarzy wobec uchwalanego prawa.

Pierwszego dnia Kongresu dokonano podsumowania i oceny historii oraz aktualnego stanu polskiego samorządu. Zebranych uczestników witali w roli współgospodarzy Maria Kurowska, Wicemarszałek Województwa Podkarpackiego oraz Marek Ustrobiński, Zastępca Prezydenta Miasta Rzeszowa. W pierwszym wystąpieniu Jerzy Stępień, Prezes FRDL, skupił się na podsumowaniu 25-lecia samorządu przez pryzmat dokonań i porażek. O stanie prac legislacyjnych i perspektywie korekty ustroju samorządów lokalnych mówił Jan Grabiec, Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Administracji i Cyfryzacji. Następnie problematykę dotyczącą kwestii statusu sekretarza w samorządzie lokalnym w Polsce przekazała uczestnikom Stanisława Szołtysek, Sekretarz Miasta Nowy Targ, Prezes Forum Sekretarzy Samorządów Polski Południowej.

Kolejno zaprezentowano europejskie i amerykańskie doświadczenia samorządowe. Elizabeth Moisy, Sekretarz Generalna Europejskiej Federacji Dyrektorów Naczelnych (Sekretarzy) Samorządów (UDiTE) zachęcała do konsolidowania aktywności i zapraszała do współpracy. Lloyd Halverson – wieloletni City Administrator miasta Camas, Senior Advisor, WCMA (Washington City/County Management Association) odniósł się do obowiązujących w USA standardów etycznych oraz innych istotnych zasad i procedur. W dyskusji panelowej pt. Sekretarz czy Dyrektor – doświadczenia polskie i międzynarodowe przedstawili: Leopold Garbacz, Sekretarz Gminy Radoszyce, Gabriela Grzesiowska, Sekretarz Miasta Stalowa Wola, Elizabeth Moisy, Sekretarz Generalna Europejskiej Federacji Dyrektorów Naczelnych (Sekretarzy) Samorządów (UDiTE), Katarzyna Śpiewok Dyrektor Urzędu Miasta w Gliwicach, Jerzy Stępień – Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej, Wojciech Ślefarski, Sekretarz Gminy Stąporków, Prezes Forum Sekretarzy Województwa Świętokrzyskiego oraz Andrzej Wojewódzki, Sekretarz Miasta Lublin.

Oprócz prelekcji i paneli dyskusyjnych, pierwszego dnia Kongresu zorganizowano spotkanie networkingowe dla członków zarządów poszczególnych Forów Sekretarzy z gośćmi z zagranicy – Elizabeth Moisy oraz Lloyd’em Halverson’em. Spotkanie to pozwoliło stworzyć sieć trwałych kontaktów, sprzyjających efektywnej wymianie informacji i doświadczeń samorządowych na poziomie międzynarodowym.

Dzień drugi został poświęcony debacie nt. wyzwań stojących przed nowoczesnymi urzędami. Poza podsumowaniem i próbą wskazania sukcesów i porażek ostatniego ćwierćwiecza, przedstawione zostały kwestie dotyczące szans i zagrożeń, potrzeby zmian w sposobie funkcjonowania nowoczesnych urzędów i ustrojowe. O mitach i wyzwaniach stojących przed samorządami mówił Senator RP Janusz Sepioł, Przewodniczący Senackiej Komisji Samorządu Terytorialnego i Administracji Państwowej. O przyszłości samorządów terytorialnych, długookresowej perspektywie finansowania zadań przez gminy, powiaty i województwa mówił dr Marek Wójcik z Europejskiego Instytutu Samorządu Terytorialnego.

Następnie przedstawiono panel dobrych praktyk w samorządzie z udziałem Piotra Chorosia, Kierownika Referatu ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi i partycypacji społecznej, Kancelaria Prezydenta Miasta Lublin dot. systemu zarządzania partycypacyjnego w Lublinie, Tomasza Ożoga, II Zastępcy Burmistrza Miasta i Gminy Skawina z tematu zarządzenia obszarem funkcjonalnym w oparciu o dobre praktyki zarządzania obszarem „Blisko Krakowa”, Katarzyny Śpiewok, przedstawicielki Śląskiego Związku Gmin i Powiatów, która opowiedziała o projekcie „Benchmarking – szukamy najlepszych rozwiązań” oraz Ewy Weber, Sekretarz Miasta Zabrze, która skupiła się na temacie dotyczącym wsparcia organizacji przy wykorzystaniu zasobów IT. Ostatni panel dotyczył dobrych praktyk w samorządzie – z zakresu cyfryzacji. Wzięli w nim udział Michał Baranowski, Specjalista ds. Bezpieczeństwa ITC S.A., Bogusław Krukowski, Przedstawiciel firmy ZETO SOFTWARE, Robert Migiel, Sekretarz Gminy Raba Wyżna, członek Małopolskiej Rady ds. Społeczeństwa Informacyjnego, Bożena Pietras-Goc, Dyrektor Ośrodka FRDL MISTiA w Krakowie, Marcin Stopa, Sekretarz Miasta Rzeszowa, Ewa Weber, Sekretarz Miasta Zabrze.