W dniach 24-25 września w Warszawie odbył się VIII Krajowy Kongres Sekretarzy organizowany przez FRDL. Kongres jest wydarzeniem skupiającym sekretarzy z całego kraju, będącym przestrzenią dla dyskusji, wymiany doświadczeń i networkigu.

Tegoroczny kongres odbył się pod hasłem: „Rozwój kompetencji i usług dla mieszkańców, jako priorytet administracji samorządowej w dynamicznym otoczeniu”.

Potrzeba zmian w ustroju samorządowym, cyfryzacja i cyberbezpieczeńtwo, potrzeby pracowników JST, współpraca z trzecim sektorem, bezpieczeństwo i zarządzanie kryzysowe, organizacja wyborów i potrzeba zmiany przepisów w tym zakresie to główne tematy dyskusji podczas Kongresu. 

Kluczowa rola sekretarzy

Sekretarz jednostek samorządowych to osoby kluczowe dla całej struktury zarządzającej. Dlatego też spotkania takie jak Kongres są niezbędne, aby omówić zagadnienia związane z zarządzaniem, dostępem do informacji czy obroną przed cyberzagrożeniami, przestrzeganiem obowiązujących przepisów prawa oraz kompetencjami Sekretarzy. Tegoroczne wydarzenie realizujemy pod hasłem: Rozwój kompetencji i usług dla mieszkańców, jako priorytet administracji samorządowej w dynamicznym i wymagającym otoczeniu.

Potrzeba zmian w samorządzie 

Wydarzenie rozpoczęła debata o najważniejszych wyzwaniach w samorządzie terytorialnym. Grzegorz Kubalski, Zastępca Dyrektora w Związku Powiatów Polskich poprowadził dyskusję z udziałem Doroty Bąbiak-Kowalskiej z Unii Metropolii Polskich, Senatora Zygmunta Frankiewicza, Przewodniczącego Komisji Samorządu Terytorialnego i Administracji w Senacie RP, Magdaleny Majkowskiej, Sekretarza Miasta Wieluń, Jerzego Stępnia Przewodniczącego Rady Fundatorów FRDL, dr Bogusława Suwary, Sekretarza Miasta Wejherowo oraz dr Cezarego Trutkowskiego, Prezesa Zarządu FRDL. Uczestnicy omówili szereg wyzwań, z którymi muszą się mierzyć samorządy. Często poruszanym zagadnieniem był model finansowania oświaty i potrzeby pilnych zmian w tym zakresie. Kolejny istotny temat to kwestie kadrowe. Jak zauważył dr Bogusław Suwara, praca w administracji musi stać się atrakcyjna dla kandydatów. Wszyscy uczestnicy debaty zwracali uwagę na niewystarczające zdefiniowanie obowiązków sekretarza w polskim systemie samorządowym. Zmiany w samorządach są konieczne. Jak podsumowując debatę powiedział dr Cezary Trutkowski, obecnie obowiązujące zasady zostały stworzone w innych czasach. Potrzebne jest ich dostosowanie do nowych czasów. Trzeba zadbać o demokrację lokalną i zwiększać rolę mieszkańców w podejmowaniu decyzji o politykach publicznych.

Cyfryzacja – oczekiwania i wyzwania 

Jedną z bardziej zauważalnych zmian, które dotykają codzienności pracy samorządów jest rozwój technologii cyfrowych i digitalizacja pracy urzędu. To jeden z ważniejszych tematów tegorocznego Kongresu. Wdrożenie usług cyfrowych dla mieszkańców, usprawnienie pracy urzędu dzięki rozwiązaniom cyfrowym czy opartym o sztuczną inteligencję to szansa, ale też wyzwanie dla wielu jednostek. Uczestnicy Kongresu mieli okazję bliżej zapoznać się między innymi z systemem EZD RP przygotowanym przez NASK (pisaliśmy o nim już na naszym blogu) czy z systemem e-doręczeń, który proponuje Centralny Ośrodek Informatyki.

Cyfryzacja oznacza także wyzwania, szczególnie te związane z bezpieczeństwem. „Dziś nie chronimy już tylko papierowych dokumentów, jak miało to miejsce dwadzieścia lat temu. Dziś samorząd musi być przede wszystkim przygotowany do ochrony danych cyfrowych” – przekonywał w trakcie sesji poświęconej cyberbezpieczeństwu Krzysztof Dyki – Prezes Zarządu Comcert SA.

Przywrócić konkurencyjność pracy w administracji 

Poważnym problemem w administracji samorządowej jest niedobór pracowników. Szczególnie w województwach o szybko starzejącej się populacji widać odpływ wykwalifikowanych osób chcących podjąć pracę w urzędach – mówiła podczas jednego z paneli Sekretarz Gminy Zagnańsk (woj. świętokrzyskie) Anna Pisarczyk. Jak wskazywali prelegenci – głównym problemem jest brak możliwości konkurowania o najlepszych pracowników przez jednostki samorządu terytorialnego na rynku pracy. Jak jednak przekonywali uczestnicy panelu poświęconego kształceniu pracowników JST, pomocne mogą okazać się programy kształcenia dla osób, które już zatrudnione są w urzędach. Potrzebna jest tu współpraca uczelni z samorządami, tworzenie dedykowanych im programów studiów podyplomowych czy też prowadzenie zajęć przez praktyków.

Ekspercka rola trzeciego sektora 

O potrzebie zwiększania partycypacji mieszkańców mówiono już podczas debaty otwierającej kongres. FRDL wskazywał ją wcześniej w postulatach dotyczących kierunków kształtowania współpracy samorządu  z mieszkańcami. Podczas panelu poświęconemu temu zagadnieniu zapytaliśmy, jak budować długofalową współpracę samorządu z NGO-sami. Jak mówiła Anna Marchlik, Sekretarz Miasta Marki, „organizacje mogą być nie tylko podmiotami, które zapewniają usługi w tych obszarach, gdzie jest potrzebne wsparcie, ale często są też zapleczem ekspertów w danym temacie. Powinniśmy dążyć do tego, by działanie organizacji było nastawione na dobro wspólne i luki w systemie, których rząd nie jest w stanie zapełnić, np. w edukacji, w usługach społecznych.”

Bezpieczeństwo w sytuacji kryzysowej 

Drugi dzień Krajowego Kongresu Skarbników rozpoczął się od dyskusji o ochronie ludności i obronie cywilnej w kontekście zadań samorządów. Aktualnie patrzymy na te kwestie w kontekście powodzi. Warto jednak pamiętać, iż na poziomie lokalnym sytuacje kryzysowe mogą zostać wywołane przez np. przerwy w dostawach prądu czy zmiany pogodowe.

W którą stronę powinny iść zmiany legislacyjne? O tym z dr Jarosławem Dolnym rozmawiali Grzegorz Cichy, Prezes Unii Miasteczek Polskich i Burmistrz Proszowic.Nadinspektor Dariusz Działo, Dyrektor Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego, dr. Dariusz P. Kała – ekspert FRDL, st. bryg. dr inż. Dariusz Marczyński, Dyrektor Departamentu Ochrony Ludności i Zarządzania Kryzysowego MSWiA, oraz Andrzej Wojewódzki, Sekretarz Miasta Lublin.

W małych gminach brakuje specjalistów odpowiedzialnych jedynie za bezpieczeństwo. Dlatego w sytuacjach kryzysowych bardzo ważną rolę odgrywają wójtowie i burmistrzowie oraz sekretarze miast i gmin. Nie do przecenienia jest także rola Ochotniczych Straży Pożarnych. Dlatego warto stale budować ich potencjał – przekonywał Burmistrz Grzegorz Cichy.

W nowym projekcie uwzględniono między innymi rolę trzeciego sektora, w tym OSP. Stanowią one kapitał, który nie do przecenienia jest podczas sytuacji zagrożenia. Władze lokalne i centralne powinny umieć go wykorzystać i należycie wspierać organizacje pozarządowe.

Najważniejsze jednak, by nowe przepisy uwzględniały już istniejące, pozwalały na zrewidowanie starych rozwiązań i w proporcjonalnym stopniu włączały do systemu ochrony ludności wszystkie szczeble samorządu.

Dobre Praktyki Organizacji i Zarządzania w Administracji Samorządowej

Podczas VIII Krajowego Kongresu Sekretarzy wręczono nagrody i wyróżnienia w kolejnej edycji organizowanego przez FRDL konkursu w którym wyróżniamy dobre praktyki, innowacyjne rozwiązania i nowatorskie projekty w zarządzaniu samorządowymi instytucjami. Nagrody w konkursie oraz bon na szkolenia organizowane przez FRDL otrzymali:

• Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego za wdrożenie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją
• Starostwo Powiatowe w Wejherowie za wdrożenie Portalu Urzędnika

Kapituła przyznała również wyróżnienia. Otrzymali je:

• Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego za wykorzystywanie prostego języka w komunikacji z mieszkańcami 
• Urząd Miasta Rzeszowa za organizację punktów obsługi mieszkańców Urzędu Miasta Rzeszowa w galeriach handlowych

Wręczenie nagród było okazją do prezentacji nagrodzonych rozwiązań.

Ważna rola gminy w organizacji wyborów – propozycje zmian w prawie wyborczym

Debata kończąca Kongres poświęcona była propozycjom zmian w prawie wyborczym. W ostatnim okresie gminy miały okazję przetestować nowe rozwiązania wynikające z nowelizacji kodeksu wyborczego w 2023 r. w praktyce, organizując trzy wielkie akcje wyborcze: wybory parlamentarne wraz z referendum ogólnokrajowe, wybory samorządowe oraz wybory do Parlamentu Europejskiego. Panel był doskonałą okazją, aby omówić, jak wyglądało wdrożenie nowych obowiązków, które z nowych zapisów kodeksu wyborczego okazały się trafione, które wymagają modyfikacji, a które być może są zupełnie zbędne.

Uczestnicy debaty zwracali uwagę, że zmiany z 2023 r. to mechanizmy profrekwencyjne narzucające na gminy wiele nowych obowiązków, natomiast zmiany z czerwca 2024 r. nie uwzględniono postulatów środowiska samorządowego. Podsumowaliśmy też stanowisko w sprawie propozycji zmian w prawie wyborczym Krajowej Rady Forów sekretarzy z lipca 2024 r.

Zakończenie Kongresu nie oznacza końca prac nad pozycją sekretarzy w polskim systemie samorządowym. Jak na zakończenie imprezy podkreślił Andrzej Wojewódzki, Sekretarz Miasta Lublin oraz Przewodniczący Zarządu Krajowej Rady Forów Sekretarzy JST – Rada od razu przystąpi do analizy wniosków i koncepcji, które powstały w toku kongresowych dyskusji.

ORGANIZATORZY:

Kongres Sekretarzy organizowany jest przez Fundację Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego wspólnie z Krajową Radą Forów Sekretarzy JST. To prestiżowe wydarzenie organizowane jest corocznie z myślą o Sekretarzach Jednostek Samorządu Terytorialnego. Celem Kongresu jest stworzenie platformy dla profesjonalistów z administracji samorządowej, gdzie mogą oni dzielić się wiedzą, doświadczeniem oraz nawiązywać wartościowe relacje z innymi ekspertami. Kongres Sekretarzy odgrywa istotną rolę w rozwoju sektora publicznego, wspierając rozwój kompetencji zarządczych i przywódczych wśród pracowników samorządowych.

NASI PARTNERZY:

Partnerzy Instytucjonalni: Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Minister Cyfryzacji, Urząd Ochrony Danych Osobowych, Główny Urząd Statystyczny, Krajowa Rada Regionalnych Izb Obrachunkowych, Najwyższa Izba Kontroli, Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa – Państwowy Instytut Badawczy, Centralny Ośrodek Informatyki, Państwowa Inspekcja Pracy.

Partner Międzynarodowy: ICMA Europe.

Partnerzy Środowiskowi: Związek Powiatów Polskich, Związek Gmin Wiejskich RP, Unia Metropolii Polskich im. Pawła Adamowicza, Związek Województw Rzeczypospolitej Polskiej – Polskie Regiony, Związek Miast Polskich, Unia Miasteczek Polskich.

Partnerzy Biznesowi: Rekord SI Sp. z o.o., COMARCH S.A., Wydawnictwo C.H.Beck Sp. z o.o., MWC Sp. z o.o., Docufield Sp. z o.o., Witkac sp. z o.o., BonaSoft, Citi Handlowy Bank Handlowy w Warszawie S.A., Worldline Financial Services (Europe) SA, Polska Bezgotówkowa, VISA, Asseco Poland S.A., Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A., Wolters Kluwer Polska Sp. z o.o., PwC Advisory Sp. z o.o. sp.k.

Partnerzy medialni: Forum Samorządowe, Dziennik Warto Wiedzieć, Gazeta Samorządu i Administracji. SAS Serwis Administracyjno-Samorządowy, Rynek Inwestycji, Portal FK, Serwis Samorządowy PAP, Portal Samorządowy,

Partnerzy Środowiskowi Regionalni: Krzysztof Jan Klęczar – Wojewoda Małopolski, Łukasz Smółka – Marszałek Województwa Małopolskiego, Górnośląsko-Zagłębiowska Metropolia, Związek Gmin Lubelszczyzny, Euroregion BUG, Olgierd Geblewicz – Marszałek Województwa Zachodniopomorskiego.

Partnerzy medialni regionalni: Radio Ziemi Wieluńskiej, eKutno, Dami, Nasztomaszów.pl, Infoskierniewice.pl, 7dni Radom, Projekt Błonie, Radio Rekord, Pułtuska Gazeta Powiatowa, Radio Parada, cozadzień.pl, Sądeczanin.info, TVP3 Bydgoszcz.