Cyfryzacja urzędów oraz praktyczne kwestie związane z wdrażaniem elektronicznych systemów do zarządzania dokumentami
W 2024 r. zarządzanie obiegiem dokumentacji w urzędzie wciąż może wywoływać problemy. Ich rozwiązaniem może być wdrożenie systemu EZD RP opracowywanego przez NASK.
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa to państwowy instytut badawczy, który zajmuje się opracowywaniem rozwiązań sieci teleinformatycznych. Instytut kieruje swoje działania zarówno dla podmiotów sektora publicznego jak i prywatnego, które działają w obszarze administracji publicznej, gospodarki, nauki oraz biznesu. Jednym z najważniejszych projektów NASK jest opracowanie EZD RP – ustandaryzowanego oprogramowania służącego do zarządzania obiegiem dokumentacji w urzędzie.
Współczesny urząd nie może funkcjonować bez systemu służącego do zarządzania obiegiem dokumentacji. Na rynku można spotkać wiele różnych programów w standardzie EZD, które dostarczane są przez podmioty komercyjne.
System EZD RP jest w całości własnością Skarbu Państwa i dostęp do niego jest zapewniany bezpłatnie zainteresowanym jego wdrożeniem urzędom administracji publicznej. Celem projektu jest przygotowanie oprogramowania, które będzie wyznaczało standard EZD w polskiej administracji. Wdrażanie EZD RP jest możliwe zarówno w urzędach administracji rządowej jak i w urzędach administracji samorządowej.
Projekt pn. „EZD RP -elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej” przygotowywany był przez NASK we współpracy z Podlaskim Urzędem Wojewódzkim. W ramach działalności urzędu wojewódzkiego dokonano pilotażowego wdrożenia EZD RP. Podczas realizacji projektu nad jego realizacją czuwała Rada Użytkowników EZD RP w skład której wchodzili przedstawiciele m.in. Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Celem tego zabiegu było zagwarantowanie, że system EZD RP będzie dostosowany do standardów wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych, przepisów dotyczących archiwizowania dokumentów itp.
Podczas VIII Krajowego Kongresu Sekretarzy wiele uwagi poświęcimy kwestiom cyfryzacji urzędów oraz właśnie praktycznym kwestiom związanym z wdrażaniem elektronicznych systemów do zarządzania dokumentami.
Dzisiaj zapraszamy do przeczytania rozmowy z Magdaleną Sawicką, dyrektorką oddziału NASK w Białymstoku, która odpowiadała za pilotaż EZD RP w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim:
zobacz gdzie jeszcze jesteśmy!